Складской учёт в Excel скачать: шаблон прихода, расхода и остатков

Складской учёт в Excel — это журнал операций и автоматические остатки по номенклатуре: приход, расход и инвентаризация вносятся один раз, а остаток, средняя цена и стоимость запаса считаются формулами. Отдельно задаётся минимальный запас, и позиция сама помечается как «ниже минимума» — вместе с количеством, которое нужно дозаказать. В шаблоне четыре листа: инструкция, движение, остатки и справочники. Скачать файл можно ниже, заполнив имя и телефон.

Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Телефон нужен, чтобы прислать файл и, если будет вопрос по учёту, ответить на него. Никаких рассылок.

Коротко

Журнал операций хранит приход, расход и инвентаризацию; лист «Остатки» считает по нему приход и расход по каждой позиции, остаток как разницу, среднюю цену прихода и стоимость остатка. Минимальный запас задаётся вручную, и статус сразу делит позиции на три группы: «норма», «ниже минимума», «нет в наличии». Там же считается, сколько не хватает до минимума. Номенклатура, цены и минимальные запасы — ваши: шаблон ведёт количественный и стоимостной учёт по одному складу и не заменяет учётную систему с партиями, сериями и проводками.

Что внутри шаблона

Четыре листа, каждый отвечает за своё.

• Движение (заполняется): журнал операций — дата, документ, тип операции, номенклатура, единица измерения, количество, цена и сумма. Служебные колонки «Приход», «Расход» и «Корректировка» заполняются формулами: по ним считаются остатки. Расчёт рассчитан на 50 операций.
• Остатки: список номенклатуры с минимальным запасом. Приход, расход, корректировка, остаток, средняя цена прихода и стоимость остатка считаются по журналу. Статус сравнивает остаток с минимумом, а колонка «Заказать» показывает, сколько не хватает.
• Справочники: список операций, единицы измерения и единый перечень номенклатуры — чтобы названия в журнале и в остатках совпадали символ в символ.
• Инструкция: шесть шагов заполнения и список того, что проверить перед использованием — тип операции у каждой строки, начальные остатки, цены, совпадение названий.

В примере пятнадцать операций и десять позиций номенклатуры за сентябрь: приход материалов, выдача в производство, недостача по инвентаризации. Пример считается целиком: приход за период — 437 140 ₽, стоимость остатка — 104 504 ₽, четыре позиции оказались ниже минимума и ещё четыре — с нулевым или отрицательным остатком. По листовой стали, например, остаток 248 кг при минимальном запасе 500 кг — видно, что позиция уже требует заказа. Пример нужен, чтобы было видно, как формулы себя ведут на данных: его можно удалить и заполнить своими операциями.

Формулы, которые уже прописаны

Главная причина, по которой остатки стоит держать в таблице, а не в голове: остаток — это не цифра, а результат, который пересчитывается после каждой операции. Пересчитывается он сам.

• Сумма операции. Количество × цена. Для расхода это стоимость списания, для прихода — стоимость поступления.
• Разделение операций. Три служебные колонки в журнале раскладывают количество по типам: приход, расход и корректировка. Именно на них опираются остатки, поэтому тип операции у каждой строки обязателен.
• Приход и расход по позиции. Функция СУММЕСЛИ по колонке «Номенклатура»: остаток считается по каждой позиции отдельно, а не общей суммой по складу.
• Средняя цена прихода. Сумма прихода делится на количество: получается средневзвешенная цена покупки по этой позиции, а не цена последней поставки.
• Остаток. Приход минус расход плюс корректировка по инвентаризации. Всё, что нужно, уже есть в журнале — дублировать данные на листе остатков не нужно.
• Стоимость остатка. Остаток в единицах × средняя цена прихода.
• Статус и заказ. Статус сравнивает остаток с минимальным запасом и помечает позицию, а колонка «Заказать» считает, сколько не хватает до минимума.

Отдельно про совпадение названий. Остатки считаются по точному совпадению номенклатуры: «Подшипник 6205» и «подшипник 6205» — для формулы это две разные позиции. Поэтому в шаблоне есть единый справочник номенклатуры, и название надёжнее копировать оттуда, а не набирать руками.

Как заполнить шаблон

1. Внесите начальные остатки. Отдельной операцией «Приход» на дату начала учёта — с количеством и ценой. Так будет видно, что это остаток, а не закупка.
2. Заполните журнал. По каждой операции: дата, документ, тип операции из списка, номенклатура, единица измерения, количество и цена. Сумма посчитается сама.
3. Выбирайте тип операции обязательно. Если тип не выбран, строка не попадёт в остатки. Это первая причина, по которой «остаток не сходится» в самодельных таблицах.
4. Внесите номенклатуру и минимумы. На листе «Остатки» впишите позиции и минимальный запас: он ваш, его нельзя взять из шаблона — минимальный запас зависит от сроков поставки и ритма производства.
5. Посмотрите статусы. Позиции ниже минимума и с нулевым остатком подсвечиваются, а колонка «Заказать» показывает, сколько не хватает. Отрицательный остаток — сигнал разобраться: не внесён приход или ошибка в количестве.
6. Ведите инвентаризацию разницей. При пересчёте добавляйте операцию «Инвентаризация» с разницей, а не правьте прошлые документы: плюс — излишек, минус — недостача.

Что важно понимать про границы шаблона

Честно о том, чего шаблон не делает:

• Это не учётная система. Здесь нет партий и серий, сроков годности, резервов, ордерного учёта, нескольких мест хранения и проводок. Для склада в несколько сотен позиций таблицы хватает, для номенклатуры в десятки тысяч и постоянного движения — нет.
• Один склад. Разделение по складам и местам хранения в базовом шаблоне не сделано: для этого нужна колонка «Склад» и расчёт по двум условиям, о чём написано в частых вопросах.
• Средняя цена прихода — не учётная себестоимость. Это средневзвешенная цена закупки по позиции за всё время; она не учитывает партии и не заменяет списание по FIFO или средней себестоимости в учётной системе.
• Остатки считаются по введённым данным. Если операция не внесена, шаблон об этом не узнает: он не сверяется с накладными и не проверяет поставщиков.
• Суммировать количества нельзя. У позиций разные единицы измерения, поэтому в итоге складываются только деньги — сумма прихода и стоимость остатка.

Четыре ошибки, из-за которых склад в Excel расходится с фактом

• Не заполнен тип операции. Строка выглядит нормально, но в остатки не попадает. Лечится обязательным выбором операции из списка и подсветкой пустых ячеек.
• Названия номенклатуры написаны по-разному. «Труба 40×40» и «Труба профильная 40×40» — две позиции, каждая со своим остатком. Единый справочник номенклатуры решает это лучше, чем внимательность.
• Инвентаризацию вносят правкой прошлых документов. После этого никто не может объяснить, почему количество изменилось. Разница отдельной операцией сохраняет историю.
• Минимальный запас не задан. Тогда статус у всех позиций будет «норма», и о риске остановки производства вы узнаете в момент, когда материал закончился.

Частые вопросы

Что делать дальше

Остатки показывают, чего не хватает, но не отвечают на вопрос, почему расход выше плана и где теряется материал. Обычно причина видна на уровне участка: нормы расхода не соблюдаются, брак списывается без разбора, а фактические затраты собирают раз в месяц. Про то, как это выглядит и что с этим делают, у нас разобрано отдельно: контроль качества на производстве, диспетчеризация производства и планирование производства в 1С:ERP. Для расчёта себестоимости материалов есть шаблон расчёта себестоимости продукции. Если выбираете программное обеспечение под производство, пригодится обзор пяти решений с ИИ для производства, а отраслевой контекст собран в разделе ИИ в производстве.