ИИ для отбора тендеров: какие закупки считать в первую очередь

Генподрядная компания уже работала в 1С:УСО (управление строительной организацией): в системе жили договоры с заказчиками и субподрядчиками, акты КС-2 (акт о приёмке выполненных работ — документ, которым подрядчик сдаёт заказчику закрытый объём), план-факт по объектам и расчёты; сметы считали в сметном комплексе, закупки искали на электронных торговых площадках (ЭТП — сайты, где заказчики публикуют закупки, а участники подают заявки), документы по контрактам вели в электронном документообороте (ЭДО). Учёт был полный, история — в системе. Но между «на площадке появилось извещение» и «сметчик сел считать» не стояло ничего: извещения приходили письмами и рассылками, решение, за что браться, принимал руководитель тендерного отдела по опыту и по ощущению загрузки, а сметчик узнавал о закупке тогда, когда её уже решили считать. Именно на этом участке — между извещением и решением — время уходит быстрее всего, и именно туда встаёт ИИ-агент.

Компания из карточки — типовой профиль: по такой рамке видно, где у генподрядчика возникает ручная работа между извещением и решением об участии.

Коротко: что добавляет ИИ-агент к учётной системе

ИИ-агент поверх 1С:УСО читает извещение, техническое задание и проект контракта, сверяет требования с загрузкой, опытом, допусками и людьми компании и возвращает по каждой закупке короткий вывод: что мешает участвовать, чего не хватает и сколько времени займёт расчёт. Решение об участии и цена остаются за человеком. Бесплатный разбор стратегии внедрения ИИ в компанию показывает, где этот участок именно у вас.

Что делать со сметой заказчика. Отдельный разбор — как проверить чужую смету до подачи заявки: пересчёт ключевых позиций по своим ценам, расхождение объёмов с ведомостью и материалы по прошлогодним индексам — ИИ для проверки тендерной сметы: расценки заказчика до подачи заявки.

Следующий шаг после решения об участии: когда закупка отобрана, остаётся разобрать её документацию на требования и проверить, чем компания закроет каждую строку, — этот процесс разобран в материале ИИ для разбора тендерной документации: требования, из-за которых отклоняют заявку.

Содержание

• Что умеет учётная система и чего она не делает
• Что съедает время между извещением и решением
• Что делает ИИ-агент поверх 1С:УСО
• Какие риски это снимает
• Сколько часов это возвращает
• Что остаётся за человеком
• Как это выглядит на практике
• Как внедрить поэтапно
• Источники

Что умеет учётная система и чего она не делает

У 1С:УСО честная и сильная зона: она ведёт договоры, акты, план-факт, расчёты с субподрядом и справочники. Сметный комплекс считает стоимость по нормативной базе и расценкам. Площадки показывают извещения, документацию и итоги. Каждая система отвечает на свой вопрос — «сколько это стоит», «что мы уже сдали», «что выставил заказчик». Ни одна из них не отвечает на вопрос, который стоит первым: стоит ли вообще тратить неделю сметчика на эту закупку.

Полезно понимать масштаб потока, внутри которого этот вопрос задаётся. По сводной статистике портала «ЗакупкиПро» (данные обновляются ежедневно) в контуре 44-ФЗ и 223-ФЗ размещено 1 508 489 извещений с общей начальной максимальной ценой контракта (НМЦК — объявленная заказчиком предельная цена, выше которой заявку не примут) 12,1 трлн рублей, заключено 897 154 контракта, а среднее снижение цены на торгах составляет 19,9%. То есть почти пятая часть объявленной цены снимается в ходе торгов — и именно на эту величину подрядчику приходится заранее закладываться, когда он решает, считать закупку или нет.

Конкуренция при этом падает, а не растёт. По данным отчёта Минфина России о мониторинге закупок за III квартал 2025 года (публикация «Гражданского контроля государственных закупок») среднее число заявок на одну закупку по 44-ФЗ снизилось до 2,51 против 2,55 годом ранее, а электронный аукцион остаётся основным способом определения поставщика — 64% всех процедур. По отчёту Минфина за I полугодие 2026 года картина та же: на электронных аукционах в среднем 2,77 поданной и 2,58 допущенной заявки, в среднем по 44-ФЗ — около двух с половиной заявок, при этом в реестре участников закупок зарегистрирован почти миллион поставщиков, а заявки подавали менее 18% из них. Мало заявок — не потому, что некому участвовать, а потому, что компании не доходят до подачи: не хватает времени разобрать документацию и посчитать цену. Это и есть участок, на котором отбор решает больше, чем скорость сметного расчёта.

Что система делает сама	Что остаётся человеку
Хранит договоры, акты, план-факт и справочники	Решает, участвовать ли в конкретной закупке
Считает смету по нормативной базе и расценкам	Определяет цену, которую ставим на торгах
Показывает извещения и документацию площадок	Читает требования и соотносит их с собой
Ведёт историю участия и результатов	Делает вывод из этой истории
Формирует акты КС-2 и закрывает объёмы	Берёт на себя обязательства по контракту

Что съедает время между извещением и решением

Ручной участок у генподрядчика выглядит одинаково: между извещением и решением стоят повторяющиеся операции, и в них уходит время сметчиков, руководителя тендерного отдела и главного инженера.

1. Первичная вычитка документации. Техническое задание, проект контракта, ведомости объёмов, требования к материалам — это десятки страниц на закупку. Читают их не целиком, а по диагонали, и именно на диагонали теряются сроки, обеспечение и нестандартные условия.
2. Сверка требований к участнику. Свидетельства, допуски, опыт аналогичных объектов, выручка, кадры. Проверка идёт по памяти и по папке со сканами; часть требований находят уже после подачи, когда заявку отклоняют.
3. Проверка объёма против загрузки. Свободны ли бригады, есть ли техника, успеют ли к сроку с учётом уже взятых объектов. Эти данные лежат в 1С:УСО и в графиках производства работ, но свести их с текстом закупки вручную никто не успевает.
4. Оценка цены и маржи. Смета по документации заказчика, сверка с расценками, прикидка снижения на торгах и субподряда. Это самый дорогой этап — и он делается до того, как стало понятно, стоит ли он вообще.
5. Разбор проекта контракта. Обеспечение заявки и контракта, сроки оплаты, приёмка, штрафы и неустойки, право заказчика на односторонний отказ. Условия, которые делают контракт убыточным, часто лежат в середине документа.
6. Согласование решения. Руководитель тендерного отдела, коммерческий директор, главный инженер, иногда финансовый директор. Пока согласование идёт, часть срока подачи уже потрачена.
7. Оформление и подача. Справки, декларации, формы, обеспечение, квалифицированная подпись. Работа механическая, но с жёстким дедлайном — и она делается ночью, если решение приняли поздно.

Каждая операция выглядит мелкой. Вместе они дают десятки часов в месяц — и, что важнее, именно они не дают увидеть закупку, за которую не надо было браться, до того, как сметчик потратил на неё неделю.

Что делает ИИ-агент поверх 1С:УСО

ИИ-агент — программа, которая по заданному правилу сама читает документы, сопоставляет их между собой и выполняет шаги. Он не заменяет учётную систему и не подменяет сметчика: работает поверх неё и с теми данными, которые в компании уже есть. Отбор закупок — одна из задач, где такой агент закрывает ровно тот участок, который человек делает по диагонали.

1. Собирает закупки в один список. Читает извещения с площадок и рассылки, вытаскивает предмет закупки, НМЦК, сроки подачи, обеспечение, регион и заказчика, убирает дубли (одна и та же закупка часто приходит из трёх источников) и кладёт в карточку — в ту же систему, где работает отдел.
2. Читает документацию и раскладывает её на проверяемые пункты. Техническое задание, проект контракта, ведомости, требования к материалам и допускам — в список пунктов со ссылкой на страницу и пункт документа, а не в пересказ.
3. Сверяет требования с тем, что у компании есть. Опыт аналогичных объектов, свидетельства и допуски, выручка, кадры, техника — из справочников 1С:УСО и из папки документов. На выходе — чего не хватает и что подтверждается.
4. Проверяет объём против загрузки и срока. Сопоставляет сроки работ из закупки с уже взятыми объектами, графиком производства и доступными бригадами: закупка со сроком «начать через три недели» при занятых людях — это не возможность, а неустойка.
5. Считает предварительную цену и показывает, где маржа исчезает. Сравнивает НМЦК, среднее снижение на торгах и свою смету по прошлым похожим объектам: где цена уходит ниже себестоимости, а где запас есть. Смету по нормативной базе по-прежнему считает сметчик — агент готовит рамку и подсвечивает риск.
6. Разбирает проект контракта на рискованные условия. Обеспечение, сроки и порядок оплаты, приёмка, штрафы, односторонний отказ заказчика — с указанием пункта. Это тот разбор, до которого у отдела обычно не доходят руки.
7. Возвращает вывод и журнал. По каждой закупке — короткая карточка: идти или не идти, что мешает, чего не хватает, сколько времени займёт расчёт, какие условия контракта опасны. Всё фиксируется в журнале решений: кто, когда и на каком основании отказался или пошёл. В сметы, в цены и в заявки агент не пишет.

Разбор закупки — задача, где машина сильнее человека не в оценке, а в полноте. Исследование факторов решения «участвовать или нет», опубликованное в журнале Buildings (MDPI, сентябрь 2024 года), построено на опросе 112 подрядчиков, которые оценивали значимость 22 факторов. В пятёрку самых важных вошли платёжеспособность заказчика, ясность объёма работ, денежный поток проекта, потребность в загрузке и наличие квалифицированного персонала; значимость опыта в похожих проектах статистически подтвердилась отдельно. Все пять факторов извлекаются из документов и из своих учётных данных — и все пять человек проверяет по памяти, когда времени на разбор мало.

ИИ для этой задачи уже применяется, а не обсуждается как перспектива. Вопрос в том, чтобы поставить его на свой поток закупок и на свои правила, а не покупать «поиск тендеров» подпиской, которая присылает ещё больше извещений.

Какие риски это снимает

Риски в тендерах измеряются не в удобстве, а в конкретных событиях: убыточный контракт, замороженные деньги, неустойка, срыв объекта. Разберём их по порядку — и только потом перейдём к часам, потому что часы здесь уже следствие.

Убыточный контракт, взятый ради загрузки

Среднее снижение на торгах — 19,9% от НМЦК. Если сметчик считал закупку на пределе рентабельности и не увидел, что заказчик заложил в проект контракта ещё и штрафы за каждый день просрочки, контракт превращается в работу в убыток на весь срок. Убыток не виден в момент подписания: он проявляется на третьем месяце, когда выплаты субподряду идут, а закрытие объёмов стоит из-за приёмки. Агент показывает риск до решения, а не после.

Замороженное обеспечение

Обеспечение заявки и обеспечение исполнения контракта — это деньги, вынутые из оборота на месяцы. Пять-шесть одновременных заявок по крупным закупкам связывают сумму, которой потом не хватает на материалы по действующему объекту. Отбор, который видит обеспечение и сроки, не даёт подаваться «на всякий случай» — а именно так и связываются деньги.

Задержка оплаты и кассовый разрыв

По отчёту Минфина за I полугодие 2026 года признаки нарушения срока оплаты зафиксированы примерно по каждому шестому контракту. Для подрядчика это означает: контракт может быть выгодным на бумаге и разорительным по календарю, потому что материалы и субподряд нужно оплачивать раньше, чем придёт платёж. Проект контракта содержит порядок оплаты и приёмки — и это тот пункт, который агент вытаскивает наверх.

Неустойка и штраф по закону

Взять объект, на который не хватает людей, — это не только неустойка по контракту. Нарушение требований проектной документации при производстве работ — статья 9.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях: для юридического лица от 100 до 300 тысяч рублей, при угрозе вреда — от 300 до 600 тысяч рублей либо приостановление деятельности до 60 суток, при повторном нарушении — от 700 тысяч до 1 миллиона рублей либо приостановление до 90 суток. Штраф платит организация, а простой на площадке и сдвиг сдачи предъявляет заказчик. Отбор, который сверяет сроки закупки с загрузкой, снимает часть этого риска ещё на входе.

Зависимость от одного человека

Решение «идём или не идём» часто держится на одном опытном руководителе тендерного отдела, который помнит, какой заказчик платит, а какой тянет приёмку до последнего. Его отпуск или переход в другую компанию обнуляет эту память мгновенно. Журнал решений и правила отбора переносят её в систему — и она остаётся, даже когда человек уходит.

Сколько часов это возвращает

Часы — уже следствие. Когда закупки отсеиваются до сметчика, дорогой расчёт перестаёт делаться для закупок, по которым компания всё равно не проходит.

Типовой расчёт для генподрядчика, который рассматривает около 24 закупок в месяц и подаёт заявки примерно по девяти из них:

Показатель	Вручную	С агентом
Первичный разбор документации по всем закупкам месяца (24 закупки, 2 часа на закупку)	48 часов	8 часов
Смета и расчёт цены по отобранным закупкам (9 закупок, 14 часов на закупку)	126 часов	84 часа
Справки, требования к участнику, проверка допусков и оформление (24 закупки, 1,5 часа)	36 часов	9 часов
Разбор проекта контракта: обеспечение, оплата, штрафы (9 закупок, 2 часа)	18 часов	4 часа
Итого в месяц	около 228 часов	около 105 часов

Освобождается около 123 часов в месяц. При стоимости часа сметчика 1 100 рублей это примерно 135 000 рублей в месяц и около 405 000 рублей за квартал — то есть почти ставка сметчика, которая уходит не на отказ от работы, а на закупки, где у компании есть шанс. Считайте это моделью, а не обещанием: количество закупок, часов на закупку и стоимость часа берите свои, результат пересчитывается на них.

Для сверки порядка величин полезны внешние оценки: в разборе консалтинговой платформы bidworx указано, что стоимость подготовки заявки при усложнении процедуры доходит до 5 000–20 000 фунтов и выше на одну возможность, а формула стоимости решения об участии — «часы × ставка» (пример авторов: 25 часов работы команды при ставке 600 фунтов в день дают около 1 875 фунтов на одно решение). Это вендорская оценка для британского рынка, а не замер по России, — но порядок величин она показывает честно: решение об участии само по себе стоит денег, и считается оно часами людей, а не «вниманием руководителя».

Что остаётся за человеком

• Решение об участии. Идём или не идём — решает руководитель тендерного отдела вместе с коммерческим директором; агент даёт разбор, а не приговор.
• Цена на торгах. Итоговую цену и шаг аукциона определяет человек: здесь работают отношения с заказчиком, планы по загрузке и стратегия, а не расчёт.
• Смета по нормативной базе. Расчёт стоимости остаётся за сметчиком — агент готовит рамку и подсвечивает риск, но не подменяет расценки.
• Подпись и обязательства. Заявку подписывает и подаёт человек; агент не подаёт документы на площадку и не даёт обеспечение.
• Переговоры с заказчиком и субподрядом. Условия, скидки, отсрочки — это разговор, а не сверка таблиц.
• Проверка выводов агента. Спорные трактовки требований и нестандартные условия уходят на подтверждение специалисту.

Как это выглядит на практике

Скажем прямо: отдельного проекта по отбору закупок у нас пока не было, и выдавать за него соседний опыт было бы нечестно. Что было — это работа на участке, где документы нужно не просто хранить, а сверять между собой: проверка договоров подряда на сроки оплаты и удержания, проверка актов КС-2 против исполнительных схем, черновик ведомости объёмов из проектных файлов, сверка цен и сроков поставщиков в снабжении. Во всех случаях рамка одна: система остаётся, поверх неё работает агент, результат возвращается в ту же систему, а ключевые шаги подтверждает человек.

В девелоперском контуре работа начиналась с вводной встречи, затем шли контрольные срезы по участкам и рабочий формат журнала «сигнал → владелец → действие → результат», который вели десять рабочих дней: на каждый сигнал один ответственный и зафиксированный итог. Для отбора закупок этот формат подходит почти без изменений — сигнал здесь и есть извещение, а действие — решение «считать» или «не считать».

Соседние разборы того же жанра: ИИ в снабжении: цены и сроки поставщиков, подбор аналогов материалов, Турбосметчик: сметы, объёмы и проверка расчётов с ИИ-агентом, ИИ и ведомость объёмов работ: черновик ВОР из сотен проектных файлов.

Как внедрить поэтапно

1. Начните с отсева, а не со смет. Самый быстрый результат даёт первый шаг: разбор документации и вывод «эта закупка нам не подходит». Здесь агент почти не ошибается, а экономия видна сразу — именно эти часы сегодня уходят впустую.
2. Соберите историю за прошлый квартал. Извещения, документацию, свои сметы, итоги участия, причины отказов. Это же станет материалом проверки: агент должен на закрытых закупках прийти к тем же выводам, что и отдел.
3. Проверьте на закрытых закупках. Прогон на прошедшем квартале — самая честная проверка: если отсев не совпадает с решениями опытных людей, правила дорабатываются до старта, а не во время тендера.
4. Задайте правила и границы. Что агент делает сам (читать, сверять, считать рамку, готовить карточку) и что запрещено (подавать заявку, менять цену в смете, давать обеспечение, писать в договор).
5. Встройте в текущий порядок. Результат приходит туда, где люди уже работают: карточка закупки в 1С:УСО, письмо ответственному, журнал решений для руководителя. Новых систем для этого не нужно.
6. Закрепите метрики. Число разобранных закупок, часы сметчиков на закупки без участия, число поданных заявок и доля побед, отклонения по срокам и перерасход по закрытым контрактам. Первый месяц — замер, дальше — сравнение.

Хотите увидеть отсев на своих закупках? На бесплатном разборе стратегии внедрения ИИ мы берём извещения и сметы последнего квартала, прогоняем их через правила отбора и показываем, сколько часов сметчиков ушло на закупки, где компания не проходила по требованиям или по загрузке. Тридцать минут, на ваших документах.

Что в итоге

1С:УСО честно закрывает учёт: договоры, акты КС-2, план-факт, расчёты. Слабый участок лежит перед ней — между извещением и решением об участии: разбор документации, сверка требований, проверка объёма против загрузки, оценка проекта контракта, согласование. Именно там работу забирает ИИ-агент: сначала риски — убыточный контракт при среднем снижении на торгах 19,9%, замороженное обеспечение, оплата с просрочкой по каждому шестому контракту, неустойка и штраф по статье 9.4 КоАП, зависимость от одного человека; вторым планом деньги и часы — около 228 часов в месяц вручную против 105 с агентом, и это уже следствие снятых рисков. Система остаётся, поверх неё появляется управляемый контур отбора, а решение, цена и подпись остаются за людьми. Начать можно с бесплатного разбора стратегии внедрения ИИ: на нём видно, какой участок вашего потока закупок даст результат первым.

Источники

• Сводная статистика госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ: 1 508 489 извещений, общая НМЦК 12,1 трлн рублей, 897 154 контракта, среднее снижение на торгах 19,9%, распределение 67% / 33% между законами (агрегированные данные портала «ЗакупкиПро», обновляются ежедневно) — zakupkipro.com
• Отчёт Минфина России о мониторинге закупок за III квартал 2025 года: среднее число заявок на одну закупку по 44-ФЗ — 2,51 против 2,55 в 2024 году, электронный аукцион — 64% всех процедур, число контрактов выросло на 4,5%, их объём — на 25%, закупки через «электронный магазин» выросли на 57% (публикация «Гражданского контроля государственных закупок» с данными ведомства) — gkgz.ru
• Отчёт Минфина России о мониторинге закупок за I полугодие 2026 года: около двух с половиной заявок на закупку по 44-ФЗ, на электронных аукционах 2,77 поданной и 2,58 допущенной заявки, заявки подавали менее 18% зарегистрированных в реестре участников, признаки нарушения срока оплаты — примерно по каждому шестому контракту (публикация информационного портала закупок с данными ведомства) — zakupki-portal.ru
• Факторы решения «участвовать или нет»: опрос 112 подрядчиков, 22 фактора, в пятёрке важнейших — платёжеспособность заказчика, ясность объёма работ, денежный поток проекта, потребность в загрузке и наличие квалифицированного персонала (исследование в журнале Buildings, MDPI, сентябрь 2024 года) — mdpi.com
• Стоимость решения об участии и подготовки заявки: внешние оценки 5 000–20 000 фунтов и выше на одну возможность, формула «часы × ставка», пример 25 часов при ставке 600 фунтов в день — около 1 875 фунтов на одно решение (разбор консалтинговой платформы bidworx; вендорская оценка для британского рынка) — bidworx.io
• Статья 9.4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях: штраф для юридического лица 100–300 тысяч рублей, при угрозе вреда 300–600 тысяч рублей либо приостановление деятельности до 60 суток, повторно 700 тысяч — 1 миллион рублей либо до 90 суток — consultant.ru
• Описание контура 1С:УСО: учёт договоров, актов КС-2, план-факта по объектам и расчётов в строительной организации — novacia.pro