Акт выполненных работ КС-2 в Excel скачать: образец с формулами

Акт выполненных работ в Excel — это форма, в которую вносятся объёмы за период и расценки, а стоимость позиций, итог по акту, НДС и всего с НДС считаются формулами. Отдельный лист ведёт накопительный учёт по договору: сколько закрыто ранее, сколько в этом акте и какой объём остался. В шаблоне пять листов: инструкция, акт, накопительная, справка и справочники. Скачать файл можно ниже, заполнив имя и телефон.

Отправляя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных. Телефон нужен, чтобы прислать файл и, если будет вопрос по акту, ответить на него. Никаких рассылок.

Коротко

В акте считается стоимость позиций (количество × цена за единицу), итог по акту, НДС по заданной ставке и всего с НДС. Накопительная ведомость складывает закрытое ранее и объёмы этого периода, показывает остаток по каждой позиции и остаток в деньгах, а статус помечает позиции как «закрыто», «в работе» или «перевыполнение». Справка собирает стоимость за период, с начала года и с начала договора и считает остаток сметной стоимости. Расценки, объёмы и суммы прошлых актов — ваши: шаблон считает арифметику и следит за остатком, но не проверяет расценки и не формирует сумму прописью.

Что внутри шаблона

Пять листов, каждый отвечает за своё.

• Акт (заполняется): шапка с номером и датой акта, заказчиком, подрядчиком, объектом, договором и периодом, сметная стоимость по договору, дальше позиции периода — обоснование по смете, наименование работ, единица измерения, количество, цена за единицу и стоимость. Внизу итог по акту, ставка НДС, НДС и всего с НДС. Расчёт рассчитан на 50 позиций.
• Накопительная: реестр объёмов по договору — количество по смете, цена, «закрыто ранее», «в этом акте», всего закрыто, остаток в единицах и в рублях, статус позиции. Именно здесь видно, что уже предъявлено заказчику, а что осталось.
• Справка КС-3: стоимость по акту за период, НДС, всего с НДС, суммы с начала года и с начала договора, сметная стоимость по договору и остаток сметной стоимости. Накопительные суммы вносятся вручную — они собираются из всех актов, а не из одного файла.
• Справочники: список единиц измерения для выпадающего поля, чтобы в акте не появлялись «м2», «кв.м» и «м²» вперемешку.
• Инструкция: пять шагов заполнения и список того, что проверить перед подписанием — объёмы, расценки, отсутствие повторно закрытых работ, ставка НДС.

В акте уже есть пример: восемь позиций по фундаментам и каркасу — разработка грунта, бетонная подготовка, фундаментные плиты, гидроизоляция, монтаж колонн, кладка стен, обратная засыпка, отмостка. Итог примера — 3 737 740 ₽ без НДС, 4 485 288 ₽ с НДС. Пример нужен, чтобы было видно, как формулы себя ведут на данных: его можно удалить и заполнить своими позициями.

Формулы, которые уже прописаны

Главная причина, по которой акт делается в таблице: одна и та же позиция повторяется в актах из периода в период, и именно на стыке периодов возникает путаница с объёмами.

• Стоимость позиции. Количество × цена за единицу. Если цена не заполнена, стоимость не выводится, а ячейка подсвечивается — так позиция не уйдёт в итог с нулём.
• Итог по акту. Сумма стоимостей по всем позициям периода.
• НДС и всего с НДС. НДС считается от итога по ставке из отдельной ячейки, всего с НДС — сумма обоих.
• Всего закрыто по позиции. Закрыто ранее плюс объёмы этого акта. Пустые ячейки считаются нулём, поэтому позиция работает и в первом акте.
• Остаток по позиции. Количество по смете минус всего закрыто — отдельно в единицах измерения и в рублях по цене позиции.
• Статус позиции. Формируется текстом: «перевыполнение», если закрыто больше сметного, «закрыто», если объём исчерпан, «в работе», если остаток положительный. Статусы подсвечиваются цветом.
• Справка о стоимости. Стоимость по акту подтягивается с листа акта, НДС считается по ставке из того же места, а остаток сметной стоимости — это сметная стоимость по договору минус закрытое с начала договора.

Отдельно про подсветку. Красная заливка в колонке цены означает, что количество внесено, а цены нет: строка выглядит заполненной, но её стоимость в итог не попала. Это самая частая причина, по которой акт «не сходится» с ожидаемой суммой.

Как заполнить шаблон

1. Заполните шапку акта. Номер и дата акта, заказчик, подрядчик, объект, договор, период и сметная стоимость по договору — она нужна, чтобы справка посчитала остаток.
2. Внесите работы периода. По каждой позиции: обоснование по смете, наименование работ, единица измерения из списка, количество и цена за единицу. Стоимость посчитается сама.
3. Проверьте подсвеченные строки. Пока в колонке цены есть красные ячейки при заполненном количестве, итог по акту неполный.
4. Сверьте объёмы с накопительной. Внесите объём этого акта в колонку «В этом акте» и посмотрите остаток по позиции. Если остаток отрицательный, объём закрыт больше сметного: это либо ошибка, либо изменение, которое нужно оформить до подписания.
5. Соберите справку. Стоимость по акту подтянется сама, а суммы с начала года и с начала договора внесите из своего учёта. Остаток сметной стоимости покажет, сколько по договору ещё не предъявлено.

Что важно понимать про границы шаблона

Честно о том, чего шаблон не делает:

• Это не унифицированная форма и не официальный документ. Структура и арифметика — да; реквизиты, требования к оформлению и подписям приводите в соответствие со своими правилами и договором.
• Сумму прописью шаблон не формирует. Это отдельная операция, и надёжнее делать её там, где ведётся учёт.
• Он не проверяет расценки и коэффициенты. Цена за единицу берётся из вашей сметы или из коммерческого предложения: если цена внесена неверно, шаблон честно посчитает неверный итог.
• Накопительные суммы в справке — ввод, а не расчёт. С начала года и с начала договора складываются из всех актов; один файл этого не знает, поэтому суммы вносятся вручную из вашего учёта.
• Он не заменяет учёт. Шаблон ведёт акт и остаток объёмов по договору, но не формирует проводки, не считает налоги и не заменяет систему, в которой ведётся учёт выполненных работ.

Четыре ошибки, из-за которых акт расходится с учётом

• Объём без цены. Строка внесена наполовину, стоимость не посчиталась, итог акта занижен. Признак — подсвеченная ячейка цены при заполненном количестве.
• Одни и те же работы закрыты дважды. Так бывает, когда акт собирают заново и не сверяются с накопительной ведомостью. Лечится привычкой сначала проверить остаток по позиции, а потом вносить объём.
• Объём больше сметного без оформленного изменения. Накопительная покажет «перевыполнение» и отрицательный остаток. Подписанный акт на объём больше сметы — это почти всегда спор с заказчиком, поэтому изменение оформляется до акта, а не после.
• Цены не из сметы, а «по памяти». Арифметика сойдётся, а сумма будет неверной. Расценку нужно брать из сметы или из коммерческого предложения, а не восстанавливать по прошлому акту.

Частые вопросы

Что делать дальше

Акт закрывает арифметику периода, но не отвечает на вопрос «почему объёмы и сроки расходятся». Обычно расхождение видно не в акте, а раньше: план-факт собирается вручную, отклонение замечают через неделю, а комплект документов на сдачу собирается в последние дни. Про то, как это выглядит и что с этим делают, у нас разобрано отдельно: план-факт строительно-монтажных работ, сборка комплекта исполнительной документации и стройконтроль с поиском отклонений до срыва графика. Если выбираете программное обеспечение под стройку, пригодится обзор пяти решений с ИИ для строительства, а общий отраслевой контекст собран в разделе ИИ в строительстве. Для расчёта стоимости работ до их начала есть шаблон сметы строительства в Excel.